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Ti capita spesso di essere concentratə in un’attività e venire interrottə dal pensiero di un’altra questione? Oppure di essere sollecitata sulle scadenze? Ti ritrovi a fine giornata con la sensazione di essere statə gestitə dagli eventi, e non viceversa? Se è così, continua a leggere.
Cerchiamo di districarci tra attività che dobbiamo, dovevamo, dovremo o dovremmo fare. Le gestiamo tra to do list, post-it, calendari o peggio ancora, tenendo tutto a mente. Questo genera uno sciame di “attività sospese” che ci offusca.
Ci sforziamo di focalizzare l’attenzione su cosa è importante ma i “sospesi” riaffiorano distraendoci. Alcuni li gestiamo immediatamente interrompendo ciò che stiamo facendo altri li rimandiamo sistematicamente.
Possono essere attività di breve o di lungo periodo come l’email che attende di essere risposta, la richiesta del tuo capo a cui non abbiamo dato seguito, il progetto che stiamo puntualmente rimandando o la spesa per la cena.
Il punto è che seppur non ce ne stiamo occupando attivamente, i sospesi consumano risorse.
Inoltre non siamo consapevoli di come spendiamo il nostro tempo e ci convinciamo che non sia mai abbastanza. Questo ci provoca la sensazione di essere sopraffattə dagli eventi.
In realtà, non sono gli eventi a sopraffarci ma è la mancanza di una strategia efficace nella loro gestione.
Segui questi step per una guida definitiva alla costruzione dell’agenda.
🧘 Mental setting
- Sei responsabile al 100% del modo in cui lavori: mettiti nella condizione di lavorare sempre al meglio definendo tempi, scadenze e priorità in modo smart
- La forza è nelle relazioni. Se sei in difficoltà su un’attività chiedi immediatamente aiuto.
- Improvvisazione significa inefficienza: non lasciare niente al caso.
- Sii gentile con te stessə quando qualcosa va storto. Sei qui per dare il meglio, non per essere perfettə. Analizza con lucidità cosa non ha funzionato e aggiusta il tiro per la prossima volta.
🥢 1. Raccogli tutte le attività in una master-list
- Scrivi tutti i sospesi in un’unica lista. Scegli un device che sia sempre accessibile.
- Includi tutto: attività lavorative, personali, familiari e tempo libero.
- Appena emerge una nuova attività inseriscila istantaneamente nella lista.
🔎 2. Specifica l’azione
- La descrizione di ciascuna attività deve contenere l’azione. Abolisci le generalizzazioni.
- Se sono previste più azioni per una stessa attività, dettagliale.
- Ad esempio, meeting diventa: preparare l’agenda, mandare gli inviti, inviare il remainder, follow-up
🚗 3. Non controllabilità proattiva
- Per ogni attività identifica quelle che non sono interamente controllabili da te.
- Identifica le maniere in cui hai spazio di manovra, e agisci: attenderai informazioni da un’altra persona, assicurati che questa ne sia a conoscenza. Sollecita prontamente se non ricevi le informazioni nei tempi stabiliti.
- Esempio, attesa del report diventa da Pippo entro il giorno x: remainder via email il giorno x-3, remainder via chat il giorno x-1.
⏳ 4. Analisi dei tempi
- Quantifica il tempo necessario per svolgere ciascuna attività
- Per le attività non consolidate, moltiplica x2,x3 o x4 il tempo stimato in funzione dell’incertezza. É provato che sbagliamo sistematicamente le auto-stime dei tempi
- Trova un equilibrio tra un tempo che ti consenta di avere un ritmo sostenuto e una qualità accettabile. Tieni sempre in considerazione gli imprevisti.
- Tieni traccia di quanto impieghi per ogni attività in modo da diventare progressivamente più accuratə nella stima
- Fai subito le attività realizzabili in meno di 5 minuti, non inserirle neppure nella lista.
📅 5. Scadenze
- Per ciascuna attività segna la scadenza. Soprattutto quelle controllabili.
- Dividi la lista in sezioni per le attività a breve termine, a lungo termine e quelle potenziali.
- Se l’attività coinvolge altre persone assicurati che la scadenza sia condivisa.
- Se successivamente ti accorgi che le scadenze non sono rispettabili avvisa la persona coinvolta. Segui la regola di non ricevere mai solleciti.
🚦 6. Prioritizza
- Dai un ordine di priorità alle attività basandoti sia sulla scadenza sia sull’importanza che gli attribuisci.
- Per le attività condivise se hai dubbi sulla priorità fissa immediatamente un appuntamento per chiarire.
- Dai priorità più alta alle attività che ti generano ansia.
🗓️ 7. Calendarizza
- Fissa in agenda le scadenze importanti.
- Calendarizza tutte le attività della settimana, entro il weekend precedente. Includi anche qui tutte le attività,
- Fai le attività a priorità alta negli orari in cui hai maggiore energia.
- Ogni fine giornata aggiusta il calendario in modo da tracciare esattamente come hai speso il tempo, questo ti servirà per stimare più accuratamente le attività future.
- Lasciati un giorno a settimana libero dedicato all’istinto.
🔜 8. Attività future
- Si tratta delle attività di cui dovrai occuparti tra qualche settimana o mese.
- Raccogli da subito i materiali necessari e specifica dove le hai conservate, potresti dimenticarlo nel tempo.
- Non rimandare questo step perché nel momento in cui ci stai pensando hai le idee chiare, nel tempo non sarà così e dovrai fare un doppio lavoro sforzando la memoria.
💭 9. Attività potenziali
- Sono le attività che ti piacerebbe fare un giorno quando avrai tempo o risorse necessarie
- Specifica le sotto-attività proprio come se fosse un’attività ordinaria.
- Tenerle nella stessa lista sono una fonte di ispirazione per chiudere le attività in priorità. Nei hai altre in attesa di essere create!
🚀 Allenamento
Prova da subito identificando un’attività che non ti preoccupa particolarmente ma che vorresti ottimizzare.
